Георгий Белозеров: Руководителей кадрового резерва больше не устраивает просто резюме соискателя. Все большую ценность приобретает характеристика кандидата, предоставляемая общественными организациями. Но для того, чтобы можно было давать такую характеристику, требуется вести с человеком глубинную работу, позволяющую раскрыть потенциал личности и наилучшим образом представить его кандидатуру в кадровый резерв. Значительную роль в этом процессе должна занимать систематизация самих кандидатов. Опытом такой работы делится Владислав Попов, Президент Владимирской региональной Ассоциации выпускников Президентской программы.
Hand-made: как мы создавали электронную базу кадрового резерва
Для чего вести учет?
Не знаю, как в других регионах, но что в Кировской области, что во Владимирской мне пришлось столкнуться с проблемой отсутствия понятной и прозрачной системы учета выпускников Президентской программы.
То, что работники региональных администраций используют компьютеры как печатные машинки, давно никого не удивляет. Так что привычным было получать в региональном отделении ежегодные списки прошедших программу обучения в виде отдельных Word-овских таблиц, часто с произвольно сформированными столбцами с минимумом полезной информации.
И это с гордостью называлось «База данных выпускников Президентской программы»…
Разложишь эти файлы, как пасьянс (бывало и на дискетах и просто бумажные листинги), потом начинаешь соображать, как бы их объединить. Конечно, самое простое решение – свести все в Excel-таблицу.
Однако потом начинаешь задумываться: как работать с этими данными, как вести учет членов своей Ассоциации, актуализировать данные по управленцам, заниматься статистикой и анализом...
Есть несколько вариантов ведения электронных БД членов Ассоциации:
· все продумать и вести учет в виде Excel-таблиц или файлов
· разработать свою базу данных
· поискать чью-нибудь стороннюю (различные программы по учету кадров предприятий или кадровых агентств).
Плюсы и минусы есть у каждого варианта.
|
Excel-таблицы |
Своя БД |
Сторонняя программа по учету кадров |
|
Плюсы | ||
|
Простота, быстрота и удобство ввода, универсальность рабочего места Легкость поиска нужного фрагмента информации |
Настройка «под себя», простота и удобство работы для ключевого пользователя Удобство программирования запросов, отчетов, статистических форм для анализа |
Возможность выбора наиболее подходящего ПО на рынке Использование накопленного профессионального опыта Возможность информационного обмена с другими пользователями данной системы |
|
Минусы | ||
|
Негибкость, сложность выбора отдельных столбцов и группировок Сложность печати сводных форм и обработки статистики |
Относительно слабая гибкость программирования и настроек программы в силу субъективности компетенции программиста |
Дороговизна Сложность настроек, если взята нелицензионная программа |
Владимирская Ассоциация перепробовала все три варианта. Оказалось, что все-таки наиболее приемлемый вариант ведения электронного учета – разработать и написать свою СУБД. Т.к. свободных программистов, как и свободных денег под рукой не нашлось – слепили ее, как говорится, «из того, что было», а был под рукой, как у всякого рядового пользователя MS Office, только Access.
КТО и ЧТО хочет?
В принципе, выбор среды программирования – дело второе. Главное – понять, КТО и ЧТО хочет получить от этой БД.
Круг основных пользователей очевиден и логичен: это органы управления Ассоциации, ее члены и внешние пользователи: региональные органы власти, бизнес-структуры, кадровые агентства.
|
Предмет интереса |
Внутр.пользователи |
Внешние пользователи | |||
|
Админ. |
Члены |
Власть |
Бизнес |
Кадр.аг. | |
|
Статистика выпускников: по алфавиту/ годам/ ВУЗам/ специальностям/ стажировкам/ районам области/ предприятиям |
* |
|
* |
|
|
|
Мониторинг развития членов Ассоциации |
* |
* |
* |
* |
* |
|
Поиск коллег и бизнес-партнеров: по предприятию/ специальностям/ районам |
|
* |
|
* |
|
|
Хедхантинг и рекрутинг: по специальности/ опыту работы |
* |
|
|
* |
* |
|
Поиск кадров для кадровых резервов: «Президентская тысяча», «Профкоманда страны», региональные резервы etc |
* |
|
* |
|
|
|
Формирование списков информационных рассылок |
* |
|
* |
* |
|
Основные требования к структурам баз данных
Чтобы пользователи в итоге удовлетворили свои интересы, в систему нужно сначала ввести исходную информацию, а потом ее обработать.
Для понимания наполнения БД нужной информацией важно правильно определить не КАК, а КАКАЯ информация нужна нам на выходе:
· персональные данные
· данные об учебе
· данные о работе
· данные о социальной активности
· прочая деловая информация: награды, стажировки, рекомендации и характеристики
Кроме основных БД осталось добавить таблицы-справочники: города, страны, специальности и т.д., по которым в будущем можно построить удобные поиски и сортировки.
Немного базовых знаний, немного терпения, немного везения, сутки-двое работы – и ваша Ассоциация становится счастливым обладателем примитивной, но работающей БД по учету своих кадров.
Часто звучит, что «…нам нет смысла писать сложные БД, нас Excel полностью устраивает…». Однако, в чем главное отличие ведения БД от записей в Excel-таблицах? В Excel для записи информации о конкретном лице дается одна длинная строка, в которой пишется и текущее место работы, и базовое образование, и место обучения по Президентской программе.
А если человек имеет, не одно высшее образование, а несколько? А если он сменил кардинально специализацию, например, с финансового управления на маркетинг? А если мы хотим сделать выборку по членам, у которых одновременно важно просмотреть нужную специализацию из имеющего набора образований и трудового опыта? А если… И таких вопросов много, так что лучше один раз сделать что-нибудь хорошо, чем потом мучиться с программами-костылями.
Попов Владислав,
Президент Владимирской региональной Ассоциации выпускников Президентской программы.